Tilitoimiston vaihtaminen voi tulla eteen monestakin syystä: kirjanpitäjäsi saattaa olla jo eläkeiässä, nykyinen tilitoimistosi on ehkä myyty suuremmalle konsernille ja tunnet hukkuvasi kasvottomaan asiakasmassaan tai nykyinen tilitoimistosi hinnoittelu tai palvelutaso ei enää vastaa odotuksiasi. Olipa lähtötilanne mikä tahansa, niin edessäsi on sekä sinun että yrityksesi kannalta äärimmäisen tärkeä prosessi; onhan osaava kirjanpitäjä yksi yrittäjän tärkeimmistä yhteistyökumppaneista.
Mikä olisi oikea ajankohta tilitoimiston vaihtamiselle?
Tilitoimiston vaihto asiakasyrityksen tilikauden päättyessä on jo taakse jäänyttä elämää: tilitoimiston kannalta ei ole kovin suurta merkitystä sillä, missä vaiheessa siirtyvän asiakkaan tilikausi on. Nykyaikaisilla työvälineillä siirto on mahdollista toteuttaa sujuvasti ihan koska tahansa. Näin ollen sinun tulisi miettiä vaihtoajankohtaa omalta kohdaltasi: milloin se juuri sinulle olisi ajallisesti helpointa? Vaikka siirtymävaihe ei tarkoita tuntien työmäärää, on uusien prosessien ja toimintatapojen opettelu helpompaa silloin, kun voit siihen rauhassa keskittyä. Ehkä vuoden kiireisin aika ei ole juuri sinulle se sopivin ajankohta, vaikka tilikausi juuri silloin päättyisikin.
Mitä tilitoimiston vaihtaminen sinulta vaatii?
Tilitoimiston vaihtaminen ei (toivottavasti) ole mikään hetken mielijohteesta tai hätiköiden tehty päätös. Vaihtoprosessi vie väkisinkin aikaa ja mitä paremmin prosessi on etukäteen suunniteltu, sitä vaivattomammin vaihto tosiasiassa tapahtuu. Uudelle tilitoimistolle tulee antaa aikaa perehtyä sinun liiketoimintaasi sekä valmistella tietokannat ja tehdä tarvittavat aineistosiirrot vanhasta järjestelmästäsi. Jos yritykselläsi on työntekijöitä, tarvitaan aikaa myös henkilötietojen siirtämiseen ja kumulatiivisten palkkojen tallentamiseen.
Me pyrimme hoitamaan siirrot aina niin, että sinun työmääräsi jäisi mahdollisimman vähäiseksi. Valtakirjalla voit valtuuttaa meidät noutamaan aineistot edellisestä tilitoimistostasi ja voimme näin ollen asioida suoraan entisen kirjanpitäjäsi kanssa. Tilitoimiston vaihtoon liittyy harvoin sen suurempaa draamaa, joten ammattilaiset pystyvät hoitamaan siirron puolin ja toisin hyvässä yhteistyössä. Hyvin suunniteltu ja toteutettu vaihto estää tietojen häviämisen ja sinun toimintasi sujuvan jatkumisen myös prosessin aikana.
Nykyaikaisten ohjelmistojen avulla aineiston siirto ei edellytä enää kirjanpidon manuaalista tallentamista takautuvasti. Näin mahdollistamme sen, että vaihtoprosessi ei aiheuta sinulle kohtuuttomasti kustannuksia.
